Чем заняты ваши коллеги за компьютером или как вести учет рабочего времени сотрудников и подчиненных

Скриншоты экрана – визуальный способ “держать руку на пульсе”

Программа слежения за компьютером может применять разные методы для контроля за целевым расходованием рабочего времени и своевременного предупреждения
нарушений. Одним из них является сохранение снимков рабочего экрана с возможностью их последующего просмотра и анализа. Такой опцией обладает
не каждая бесплатная программа мониторинга, а только действительно мощная и серьезная система. Сохранение скриншотов, наряду с развитой структурой
графиков, отчетов и возможностью немедленных уведомлений, входит в функционал, которым наделена автоматизированная система контроля
компьютеров.

Для чего нужны скриншоты рабочих экранов сотрудников?

  • Во-первых, это простой и удобный способ быстро получить представление о реальной текущей занятости пользователя.
    Просматривая ленту сохраненных снимков и раз за разом натыкаясь на окно онлайн-игры у одного из представителей рабочей команды, администратор
    получает понимание, кого именно из нее будет иметь смысл удалить для повышения общей эффективности.
  • Во-вторых, сохраненные скриншоты будут являться наглядным доказательством использования рабочего времени не
    по назначению при любых разбирательствах в отношении сотрудника (в том числе и судебных).
  • В третьих, это средство быстро заметить факт нарушения безопасности и предотвратить данный инцидент (а если
    он уже произошел, то установить виновника и иметь на руках необходимые доказательства).

Развитая программа для скрытого контроля за рабочим компьютером позволяет задать периодичность выполнения снимков и длительность их хранения
для последующего анализа. Так, в Bitcop эти параметры поддаются гибкой настройке, что позволяет идеально “подогнать” систему под численность
штата и мощность корпоративных серверов. Дополнительным бонусом будет цветовая пометка скриншотов (красный цвет у снимков, на которых запечатлены
нарушения), что упростит их оценку со стороны контролирующего лица в режиме онлайн для быстрой реакции на инциденты.

Документальное оформление

Трудовое законодательство России обязывает организацию, вне зависимости от формы собственности, вести тщательный документальный учет отработанных сотрудниками часов. Порядок оформления учета закрепляется внутренними документами компании:

  • Правила трудового распорядка.
  • Коллективное соглашение.
  • Контракт о выполнении работ (оказании услуг).

Указанные документы регламентируют распорядок рабочего времени: продолжительность смены, количество перерывов, их длительность, время начала и окончания смены, количество выходных, длительность отпуска.

Это предполагаемый рабочий график. А ежедневный учет рабочего времени оформляется в виде табеля выхода сотрудников. Его задача – зафиксировать отработанное время с учетом:

  • сверхурочного труда;
  • нахождения в командировке;
  • болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности;
  • выхода в ночь;
  • выходных, праздничных, нерабочих дней.

На отдельных предприятиях учетная документация ведется по упрощенной схеме или разрабатывается внутренняя кодировка рабочего времени сотрудников. Это связано с особенностью функционирования организации или спецификой труда отдельных сотрудников.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

  • нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
  • работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
  • сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
  • сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест. 

5 способов узнать, какие сайты посещал пользователь

1. Проверить cookies-файлы, кэш, журнал посещений в браузере

Если сеть состоит всего из нескольких компьютеров, можно легко узнать, какие сайты посещали пользователи. Достаточно просмотреть файлы в кэше веб-браузера. В кэше хранятся копии страниц, загруженных пользователем — чтобы при повторном посещении того же сайта страницы загружались быстрее.

Эти данные удобно использовать для мониторинга рабочего времени за компьютером.

Недостатки:

  • трудно проанализировать историю многих пользователей. Знать, входит ли посещение данного сайта в служебные обязанности сотрудника.
  • пользователи могут очищать за собой кэш, удалять все cookies-файлы.
  • можно отформатировать жёсткий диск и навсегда потерять информацию о том, на какие сайты заходили с этого компьютера.

2. Узнать у провайдера

Если у сотрудника статический IP адрес, можно сделать запрос к провайдеру.

Недостатки:

  • частным лицам трудно получить подобную информацию;
  • в статистике не будет поисковых запросов, а только IP адреса и объем информации, который был передан на эти IP.

3. Фильтрация доступа к сайтам по URL-адресам

Можно пойти еще дальше. И не просто наблюдать, какие сайты посещают сотрудники компании, а заблокировать доступ к нежелательным сайтам.

Это особенно удобно в случае сайтами, на которых размещается для загрузки вредоносное программное обеспечение (например, хакерские порталы). Можно заблокировать доступ на развлекательные порталы, чаты, чтобы сотрудники не просиживали там рабочие часы.

Недостатки:

“Запретный плод сладок”. Сотрудники будут выходить на запрещенные порталы со своих мобильных устройств. Искать пути, как обойти блокировку.

4. Поставить кейлогер (keylogger)

Для мониторинга работы сотрудников используют кейлогер. Это программное обеспечение или аппаратное устройство, которое регистрирует различные действия пользователя.

Виды информации, которые могут контролироваться:

  • нажатия клавиш на клавиатуре
  • движения и нажатия клавиш мыши
  • дата и время нажатия

Дополнительно можно настроить:

  • периодические снимки или даже видеозапись экрана
  • копировать данные из буфера обмена.

Недостатки:

Часто руководителям не нужно настолько подробной информации. Особенно, если у сотрудников нет доступа к конфиденциальной информации компании. В большинстве случаев директору будет достаточно мониторить, на какие сайты заходит сотрудник, какими программами пользуется. И сколько времени на всё это уходит.

5. Программы автоматического учёта рабочего времени за компьютером

Для мониторинга работы сотрудников за компьютером нужны программы, которые ведут автоматический учёт рабочего времени.

Что Вы узнаете используя такой метод:

  • подробную информацию о рабочем времени сотрудников (когда они начали и закончили рабочий день, сколько времени отработали в общем);
  • какие сайты, программы и приложения посещал пользователь;
  • как часто сотрудник отвлекается от работы.

К таким программам относится сервис Yaware.TimeTracker.

Вариант первый – удаленный контроль

Следить за компьютером сотрудника можно по-разному. Эталонный пример – TeamViewer. Изначально программа разрабатывалась для того, чтобы связывать удаленные рабочие места, но очень скоро выяснилось, что таким нехитрым образом можно полностью контролировать ПК сотрудника.

Radmin – популярная альтернатива Тимвьюера, создавалась для удаленной техподдержки, но подошла и для слежки за сотрудниками. Обе программы могут напрямую подключаться к целевому ПК, возможен доступ через брандмауэр, NAT прокси или браузер.

Тут все зависит от настроек – руководитель может просто мониторить ваш рабочий стол, а может полностью взять его под контроль. Важный нюанс – программы не имеют стелс-режима, то есть сотрудник точно знает, что за ним наблюдают.

Резюмируем

Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.

Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.

Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.

#1 CleverControl: Удаленный контроль над всеми видами деятельности пользователей ПК

Программа подойдет тем, кто хочет быть в курсе всех действий каждого сотрудника, не только для учета рабочего времени, но и в целях повышения информационной безопасности предприятия. Благодаря широкому функционалу, приложение позволяет повысить продуктивность команды, выявить лентяев, а также предотвратить утечку информации и расследовать неправомерные действия коллег.

Возможности CleverControl

Непрерывная запись экрана (программа ведет постоянную запись экрана целевого ПК, записывая все действия сотрудника на рабочем месте);
Кейлоггер;
Контроль чатов в мессенджерах (полезная функция, если у вас есть подозрения, что сотрудник слишком много времени тратит на общение с коллегами вместо выполнения рабочих задач);
Запись поисковых запросов и посещенных сайтов;
Запись с микрофона и веб-камеры;
Мониторинг USB, SD, HDD для предотвращения утечки корпоративных данных;
Контроль активных приложений (программа показывает, в каких приложениях сотрудник проводит больше всего времени в рабочие часы, и позволяет выявить приложения, отвлекающие внимание сотрудника).
Удаленные настройки (все настройки программы можно изменять удаленно из веб-аккаунта);
Скрытый режим (программа записывает данные незаметно для сотрудника, не отвлекая его от рабочих задач).

Достоинства CleverControl

  • Возможность следить за сотрудниками удаленно, без доступа к их компьютерам;
  • Широкий функционал, нацеленный на решение сразу нескольких проблем (снижение продуктивности, утечка информации, учет рабочего времени);
  • Удобный личный кабинет, показывающий статистику продуктивности как каждого сотрудника отдельно, так и всего коллектива.

Недостатки

В условиях «удаленки» вряд ли кто-то из сотрудников согласится установить программу, отслеживающую все действия пользователя, на свой ПК, поэтому CleverControl стоит устанавливать на рабочий компьютер, а сотруднику следует использовать программы для удаленного контроля рабочим столом (например, Team Viewer). Таким образом, коллеги не будут переживать за свои личные данные, а программа начнет запись активности сотрудника, как только он подключиться к рабочему ПК из дома.

Методы учета рабочего времени персонала в организации

Применение любой из методик слежения за рабочим временем и учета выполненной работы невозможно без осознания и принятия во внимание следующих аспектов:

  • Специфика занятости в компании и рабочее время.
  • Дисциплинированность коллектива.
  • Финансовое состояние фирмы.
  • Корпоративная этика.
  • Соотношение затрат на каждого сотрудника и его производительности.

В зависимости от личностных аспектов деятельности и работы в коллективе, а также отношения к труду самих сотрудников, их мотивированности и требований к качеству работы, руководитель может применить такие способы, помогающие организовать учет рабочего времени в компании:

Установление пропускного режима рабочего времени с использованием техники по учету, наем охранника или вахтера, ведение журнала прихода сотрудников и их ухода. Автоматизированный контроль рабочего времени – методика, которая предполагает установку терминала или турникета, калитки. Для этого потребуется контролер за системой и ее исправностью, компьютер и программное обеспечение. Такой способ позволит узнать информацию о перекурах, отлучках работников. Дополнительно ведется табель по форме Т-13. Преимущества заключаются в точности и объективности учета установленного времени.

Биометрическое устройство доступа к месту и контроля рабочего времени – самый дорогостоящий метод учета рабочего времени. Оно может считывать информацию о рабочем посредством сканирования отпечатка пальцев и фиксировать время работы.Организация контроля посещаемости, перепоручение этой функции начальнику отдела или самоличный контроль над учетом рабочего времени.

Перекладывание ответственности за время прибытия на самих сотрудников и контроль над этими показателями с помощью ежедневных отчетов по проделанной работе (если у руководителя достаточно времени для изучения отчетности).

Использование сканеров или карточек доступа к компьютерам и другой технике. Они оповещают начальника о приходе сотрудников на работу и о начале выполнения рабочих обязанностей. Можно устанавливать такие сканеры и на дверь офиса. Программа с помощью контролера фиксирует все данные и события, происходящие на предприятии. Сведения хранятся долго в базе, и можно сформировать отчетность за длительное время.

Технологическое оснащение парковок. Если компания располагает крупной территорией и большим штатом сотрудников, она может установить специальные парковочные системы, на которых при въезде будет фиксироваться номер машины или другие данные сотрудника. При этом будет решен вопрос с въездом и выездом транспорта, парковочными местами и временем прибытия. Можно нанять специального человека, который фиксирует прибытие работника, или установить терминал для считывания карточек. Программное обеспечение позволяет идентифицировать человека по радиобрелку, с помощью которого открывается шлагбаум парковки. Недостатком этого способа считается то, что не учитывается путь от парковки до рабочего места и перекуры с кофебрейками сотрудника.

Использование видеокамер для отслеживания времяпрепровождения сотрудников на рабочем месте. Камеры устанавливаются либо на персональных компьютерах, либо по офису в целом

Применять их нужно с осторожностью, поскольку присутствие тотального контроля может отрицательно сказаться на рабочей атмосфере и снизить мотивацию рабочих.

Все эти способы требуют дополнительных затрат, но они способны предоставить максимально объективную информацию и грамотно провести учет рабочего времени. Используются они в случаях наличия большого штата рабочих, которых невозможно проконтролировать физически одному человеку. Те затраты, которые связаны с приобретением оборудования для учета рабочего времени, окупятся вследствие повышения эффективности работы персонала и роста прибыли компании.

Задачу контроля за рабочим временем успешно выполняют DLP-системы.     

Имеет ли право работодатель следить за подчиненными?

Право на неприкосновенность личных разговоров по телефону, частную переписку защищает ст.23 Конституции России. Но злоупотребление решением собственных проблем в трудовой период заставляет рассматривать этот вопрос под другим углом. Личные дела откладывайте в сторону. Пришли работать – работайте.
Тут начинаются уже интересы и права работодателя. Он предоставляет место, компьютер, который можно считать личным лишь условно. Выплачивает заработную плату за выполненные проекты. Если оплачивает сотовую связь, то явно не для интимных бесед, а для деловых переговоров. Потому имеет право поинтересоваться, на что тратится трафик. Ясно, что корпоративное время человеку по сути не принадлежит.

Ограничение состоит лишь в том, что работодатель обязан информировать свою команду о наличии мониторинга. Познакомить с правилами, лучше внести их в трудовой договор для подписи сотрудником. Без его письменного на то согласия руководитель может попасть под ст. 137 и 138 Уголовного кодекса РФ. Такое соглашение станет хорошим напоминанием служащему, что компьютер в компании – не его собственный, и все частные сведения могут оказаться доступными другим лицам.

Методы слежки за сотрудниками

Наблюдение за персоналом – совсем не инновация сегодняшнего дня. Контролировали всегда, только разными способами. Привычные табели учета рабочего времени сохраняются и поныне, меньше в бумажном, больше в электронном варианте. Время вносит коррективы в возможности контроля, дополняет техническими средствами:

  • видеокамеры снимают сотрудников в момент прихода в офис и ухода из него на обед, на деловую встречу. О камерах знают, к ним почти привыкли;
  • система СКУД, контроль и управление доступом по бесконтактным картам, обеспечивает безопасность объекта, ограничивает проникновение в служебные кабинеты и помещения; также учитывает время персонала;
  • IT-программы используют для правомерного контроля. Они же соблазняют начальство применить чрезмерные полномочия в виде скриншотов и видеозаписи экрана монитора ПК, фиксируют нажатия клавиш на компьютере и сохраняют эту информацию. Перехватывают содержимое электронной почты, буфера обмена, файлы, отправленные на печать или на флешку. Эти функции свойственны программам-шпионам, а они запрещены.

Наблюдение не должно быть чрезмерным, навязчивым, отвлекать от работы и выходить за рамки адекватности. То есть работодатель по закону вправе ждать, что подчиненный будет выполнять профессиональные обязанности на высоком уровне, и вправе контролировать бизнес-процессы. Сотрудник в ответ должен иметь гарантии, что его персональные сведения и личная жизнь не станут предметом всеобщего достояния.

Оценка эффективности сотрудников, подразделений и компании в целом

Догадываться, предполагать или переспрашивать, кто чем занят – таких ситуаций точно не должно быть в распорядке дня у менеджера. Непрофессионально, как минимум. Оценить загруженность служащих помогает программа учета рабочего времени CrocoTime. Менеджеры компании “Инфомаксимум” советуют устанавливать ее смело, заручившись поддержкой коллектива. Программа нисколько не мешает работе компьютера.

Её функционал позволяет видеть эффективность в каждом конкретном случае и слаженность всех отделов предприятия. Программа подходит для различных организаций по спектру деятельности и по количеству коллектива. Для начала CrocoTime отметит все сайты, которые посещает сотрудник, разделит их на продуктивные и непродуктивные. Сразу станет понятно, кто много отвлекается, а кто планомерно трудится. Система учета времени решает такие задачи:

  • детализирует деятельность сотрудников, в какой степени каждый справляется с равными обязанностями;
  • рассчитывает трудозатраты на операции отдельного специалиста и полного отдела для нормирования и составления планов;
  • делает точную фотография дня служащего, подразделений, фиксирует загруженность в определенные моменты.

Когда становится понятной реальная штатная загрузка, опыт и знания, проще перераспределять задачи между подчиненными, давать направления для разработки в соответствии с их способностями; создавать группы, звенья в коллективе в интересах развития бизнеса. По большому счету, оценивать заслуги по достоинству.

Введение в бизнес-процессы учета рабочего времени стимулирует к грамотному управлению коллективом и повышает заинтересованность сотрудников в личной и командной эффективности не меньше, чем материальное вознаграждение.

Отговорка номер 1: У нас же не фабрика или завод

При произнесении фразы «Учет рабочего времени» многим приходит на ум проходная завода, вахтерша, отмечающая время прихода и ухода, руководители отделов, заполняющие табели учета рабочего времени, списывая данные с засаленных бумажек, а так же бухгалтеры вводящих эти данные в компьютер и рассчитывающие зарплату работников. И кто-то может сказать, что в офисе это все не нужно, у нас же все на виду, у нас все свои, у нас же не завод, да и что страшного в опоздании на 10 минут. Все верно, до той поры, пока не попытаться посчитать – а сколько же времени тот или иной сотрудник офиса реально работает. Или хотя бы — сколько же он времени находится в офисе фактически. В итоге оказывается, что на 15 минут опоздал, в обед на час сбегал в соседний супермаркет за подарком подруге или другу, покурил на лестничной площадке раз 6 по 5-10 минут, и в конце дня отпросился у начальника отдела на часик пораньше, потому что очень нужно.

Реально отработанное время сотрудника оказывается зачастую 6-7 часов, а не положенные 8. Если посчитать, сколько часов в месяц сотрудник крадет т.о. у своего работодателя, то выходят внушительные цифры в денежном эквиваленте. А если еще и сложить эти потери со всех работников офиса, то можно на время решения этой проблемы забыть об экономии на канцелярии, обслуживании оргтехники, покупке мебели – это все несравнимо с масштабом ущерба от разгильдяйства работников.

Поделитесь в социальных сетях:FacebookTwitterВКонтакте
Напишите комментарий